Correcte bestanden voor grootformaatdrukwerk beginnen bij duidelijke afspraken
Een ontbrekende afloop, een onduidelijke snijlijn of een beeld met te weinig resolutie: bij grootformaatdrukwerk kunnen kleine fouten in een bestand de productie vertragen. Tijdens Sign2Com lichtte Stefaan Cardoen, IT & process manager bij Bevizion Group, de aanleverspecificaties toe die Fespa Belgium samen met VIGC heeft opgesteld. Hij liet ook zien hoe de bedrijven van Bevizion Group die afspraken in de praktijk toepassen.
Een bestand dat niet meteen klaar is voor productie, vraagt extra controles, overleg met de klant en vaak ook correctiewerk. Die tijd is doorgaans niet voorzien in de planning en wordt volgens Cardoen zelden afzonderlijk aangerekend. Glipt een fout toch door de controle, dan kan ze leiden tot een klacht of een herdruk. Met de nieuwe richtlijnen willen Fespa Belgium en VIGC voor de visuele communicatiesector een duidelijk en bruikbaar vertrekpunt bieden.
De specificaties zijn samengebracht op een overzichtsposter. Ze behandelen onder meer het bestandsformaat, de afloop, resolutie, kleurinstellingen, tekst, snijcontouren en de controle vóór productie. Cardoen benadrukte dat de poster bedoeld is om met klanten en ontwerpers te delen. Aanlevereisen hebben pas effect wanneer zij weten wat de drukker van hen verwacht.
Resolutie beoordelen op eindformaat
De richtlijnen aanvaarden PDF 1.6 en 1.7, met een voorkeur voor PDF/X-4. Bestanden tot één meter worden op ware grootte aangeleverd; voor grotere formaten kan op schaal worden gewerkt, doorgaans op 1:10. Die schaal moet dan duidelijk worden vermeld. Als standaardafloop geldt 5 mm, tenzij de toepassing of een producttemplate meer vereist.
Ook de resolutie moet op het uiteindelijke formaat worden beoordeeld. De poster adviseert 300 ppi voor werk dat van dichtbij wordt bekeken, 150 ppi bij een kijkafstand van één tot drie meter en 72 tot 100 ppi voor grotere afstanden. Het gaat om richtwaarden: de drager en het soort beeld spelen eveneens een rol. Een schaalbestand vraagt extra aandacht. Een beeld van 150 ppi in een bestand op 1:10 komt op het gedrukte eindformaat nog maar overeen met 15 ppi.
Kleur en afwerking vooraf vastleggen
Voor kleur gaat de algemene specificatie uit van CMYK met ISO Coated v2/Fogra39. RGB-beelden worden omgezet, waardoor het gedrukte resultaat van het aangeleverde beeld kan afwijken. Tijdens de vragenronde erkende Cardoen dat sommige printers een grotere kleurruimte kunnen benutten. Wie daarvan gebruik wil maken, moet volgens hem vooraf met de klant afspreken welke kleurweergave wordt nagestreefd en hoe die wordt beoordeeld. Voor kleurkritische opdrachten blijft een contractproef een belangrijk referentiepunt.
De technische details van de afwerking verdienen evenveel aandacht. Snijcontouren moeten als steunkleur worden gedefinieerd en een herkenbare naam krijgen. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld dekwit en vernis. Voor tekst en lijnen vermeldt de poster minima van 5 punt en 0,5 mm op ware grootte. Bij onder meer mesh en textiel kunnen hogere waarden nodig zijn om de leesbaarheid te behouden.
PDF/X-4 laat transparantie toe; vooraf afvlakken is volgens Cardoen niet langer standaard nodig. Overdruk moet wel bewust worden toegepast en in de PDF worden gecontroleerd. Een wit object dat per ongeluk op overdruk staat, kan immers uit het gedrukte beeld verdwijnen.
De controle naar voren halen
Bevizion Group, bekend van de bedrijven Hecht, Creaset, Marcel&Cp en Wollux in België en KVCprint en Neoa in Frankrijk, verwerkt volgens Cardoen ongeveer 40.000 opdrachten per jaar, met gemiddeld meerdere bestanden per opdracht. Om fouten eerder te ontdekken, staan aanleverspecificaties niet alleen op de website, maar worden ze ook in offertes en orderbevestigingen opgenomen. Voor een deel van de producten zijn templates beschikbaar waarin formaat, afloop en veilige zone al zijn vastgelegd.
Daarnaast kunnen klanten voor bepaalde opdrachten hun PDF vooraf uploaden naar een controletool. Ze krijgen dan een eenvoudig rapport dat aangeeft welke punten aandacht vragen. Ook intern gebruiken medewerkers de controle. Het doel is een probleem zichtbaar te maken vóór de opdracht in productie gaat, zodat prepress met een bruikbaar bestand kan beginnen. Bij opdrachten met een korte doorlooptijd helpt het bovendien om duidelijk af te spreken wanneer de productietermijn begint: pas nadat het bestand is gecontroleerd en goedgekeurd.
Cardoen waarschuwde tegelijk voor een te strenge preflight. Als een controle te veel valse alarmen oplevert, neemt de bruikbaarheid van het rapport af. De afspraken moeten helder zijn, maar ruimte laten voor uitzonderingen die vooraf worden beoordeeld. Fespa Belgium voorziet naast de poster ook PDF-instellingen en een Acrobat-preflightprofiel om ontwerpers en klanten die bestanden aanleveren bij de controle te helpen.
De grootste opgave ligt volgens Cardoen uiteindelijk in de communicatie. Verkoop, prepress en klant moeten dezelfde specificaties en termen gebruiken. Zijn conclusie vat die aanpak samen: “Een correct bestand is geen gunst van de klant. Het is iets dat je organiseert.”